遺品整理をしていると、書類棚や金庫の中から「登記済権利証」「登記済証」「登記識別情報通知」と書かれた書類が見つかることがあります。古い売買契約書や住宅関係の書類と一緒に保管されていることもあり、内容が分からないまま整理していると、不要な書類だと思って処分してしまうかもしれません。こうした書類は土地や建物の登記に関係する大切なものです。特に登記識別情報通知には重要な情報が記載されているため、見つけたときはむやみに開いたり撮影したりせず、相続手続きの確認が済むまで大切に保管しておきましょう。
「権利証」と「登記識別情報通知」は同じ書類ではない
実家に古くからある不動産では、いわゆる「権利証」と呼ばれる登記済証が残っていることがあります。一方、その後の制度では登記識別情報が通知される仕組みになっているため、所有している不動産や登記を行った時期によって、手元に残っている書類の形は異なります。さらに同じ場所から、売買契約書や建築関係の書類、固定資産税の納税通知書などが出てくることもあります。どれも不動産に関係する書類ですが、役割はそれぞれ違います。内容がよく分からない段階では「古い住宅書類」とひとまとめにして処分せず、相続について確認できるまでは残しておくほうが安心です。
登記識別情報は人に見せないことも大切
登記識別情報通知には、本人確認のために使われる12桁の符号が記載されています。この情報は大切に管理する必要があり、家族で確認するためだからといって、スマートフォンで撮影してグループメッセージへ送るような扱いは避けたほうがよいでしょう。目隠しされた部分がそのまま残っている場合も、内容を知りたいという理由だけで剥がす必要はありません。遺品整理では複数の家族が書類を確認することがありますが、登記識別情報については必要以上に共有せず、紛失しない場所で保管しておくことが大切です。
どの土地や建物の書類なのか分からないこともある
長年住んでいた実家の権利証であれば分かりやすいのですが、故人がほかにも土地や建物を所有していた場合、見つかった書類がどの不動産に関係するものなのか家族には分からないことがあります。そんなときは、固定資産税の納税通知書や登記事項証明書、売買契約書などが手掛かりになることがあります。書類に記載された所在地や名義を見ていくと、故人が所有していた不動産の全体像が少しずつ分かってくることもあります。不動産が複数ある、共有名義になっている可能性がある、書類の内容が一致しないといった場合は、家族だけで判断せず、司法書士や法務局などへ相談するとよいでしょう。
大切な書類は家財とは分けて保管する
家一軒を片付けていると、毎日のように新しい書類が見つかることがあります。最初に見つけた権利証とは別の場所から、別の土地に関する書類が出てくることもあるでしょう。大切なのは、こうした書類を処分する家財や古紙と一緒にしないことです。相続手続きを担当する家族が決まっているのであれば、その人のもとへまとめておくと、その後の確認も進めやすくなります。大量の家財を整理しながら重要書類を探す必要がある場合は、遺品整理サービスを利用しながら、権利関係や金融関係の書類を残して仕分けを進める方法もあります。処分してよいか判断できない書類は、その場で結論を出さず、いったん残しておくことも大切です。
まとめ
遺品整理で権利証や登記識別情報通知が見つかったら、古い書類だからとすぐに処分するのは避けたほうがよいでしょう。特に登記識別情報に記載された符号は大切な情報なので、必要以上に人へ見せたり、写真で共有したりせずに保管します。故人が複数の不動産を所有していた場合は、どの土地や建物に関する書類なのか分からないこともあります。固定資産税の納税通知書や契約書なども一緒に残しておけば、確認するときの手掛かりになります。書類の意味が分からない場合も、自分たちだけで判断して処分する必要はありません。相続を担当する家族へ引き継ぎ、必要に応じて司法書士や法務局へ相談しながら整理していくと安心です。